1. Hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
 

Om u van dienst te kunnen zijn, verwerken wij informatie die op u betrekking heeft (hierna persoonsgegevens), die wij verzamelen tijdens uw bezoek aan ons hoorcentrum of in de periode voor of na uw aankoop. Ook terwijl u onze hoorapparaten gebruikt, kunt u ons persoonsgegevens verstrekken. Daarom vragen wij u om onderstaande tekst aandachtig te lezen.

De persoonsgegevens die U ons bezorgt zullen worden behandeld door Het OOR , gevestigd in de Daniel De Haenelaan 15, 8630 Veurne met ondernemingsnummer 0563 489 232 met als verwerkingsverantwoordelijke en functionaris voor gegevensbescherming, ALIEN VANDAELE, te bereiken via het.oor@outlook.com

Het OOR maakt gebruik van eigen vestigingen en onafhankelijke tussenpersonen om haar diensten en producten aan te bieden. Deze privacyverklaring is van toepassing op de eigen vestigingen van Het OOR en deze tussenpersonen die uw persoonsgegevens verwerken ten behoeve van Het OOR (hierna hoorcentra).
De andere tussenpersonen doen dit voor eigen doeleinden en met eigen middelen, controleer in dat laatste geval de privacyverklaring van deze tussenpersoon.

Het OOR verwerkt de verkregen persoonsgegevens op papier, computer of elektronische mediadragers, waarbij Het OOR voorziet in:

- De correcte opslag van uw gegevens, zoals u ze verstrekt heeft;
- Het correct doorvoeren van iedere aanpassing;
- Het bewaren ervan in een formaat dat u identificatie toelaat, niet langer dan nodig voor het doel waarvoor de gegevens verzameld waren.
 

2. Doeleinden van de verwerking
 

De gegevens die U meedeelt als u deelneemt aan promotionele acties of als u formulieren invult tijdens uw bezoek aan het hoorcentrum, of wanneer u één van onze producten of diensten aankoopt en gebruikt, zullen door Het OOR worden verwerkt voor één of meer van de volgende doeleinden:
 

2.1. NOODZAKELIJKE DOELEINDE

(Rechtsgrond: Noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst, of noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting van Het OOR)

Het OOR verwerkt uw persoonsgegevens om alle precontractuele informatie te kunnen verwerven, zoals het uitvoeren van een gehoortest, testen van apparatuur, en het vervullen van onze contractuele verplichtingen als u een aankoop doet van één van onze producten. Dit kan ook onze dienst na verkoop omvatten, zoals bijvoorbeeld het uitlezen en verwerken van de informatie die automatisch in uw hoorapparaat wordt opgeslagen.
Dit kan ook gebeuren om onze wettelijke verplichtingen te vervullen, of om te antwoorden op instructies van de bevoegde autoriteiten of controle-instanties.  

 

2.2. OPTIONELE DOELEINDE

(Rechtsgrond: Uw toestemming)

Met uw toestemming zal Het OOR uw gegevens gebruiken om promotionele activiteiten uit te voeren, zoals bijvoorbeeld verkoopscommunicatie, advertenties, direct marketing, marktonderzoek en tevredenheidsonderzoek over onze producten en diensten. Dit kan gebeuren via conventionele kanalen (bv. per post of per telefoon), maar ook via elektronische kanalen (bv. MMS, SMS, Whatsapp, email).

Met uw aparte, bijkomende toestemming zal Het OOR uw gegevens ook gebruiken om aan profilering te doen.
 

2.3. BELANGRIJKE OPMERKING

Het OOR behoudt zich het recht voor de gegevens te verwijderen van zijn archieven, wanneer blijkt dat deze niet correct, onvolledig of niet langer geldig zijn.

U kiest zelf of u uw gegevens verstrekt, maar als u verkiest dit niet te doen, kan dit volgende gevolgen hebben:
- Voor verplichte gegevens: dan kan Het OOR geen relatie met U opzetten, en ook geen hoortest uitvoeren of u bijkomende garantie of onderhoud bieden op de verkochte producten;
- Voor optionele gegevens: dan kan U interessante aanbiedingen of voordelige promoties mislopen, of kunnen wij uw klantenervaring niet aanpassen aan uw specifieke voorkeuren.

​

3.Welke gegevens verwerken wij?
 

Het OOR vraagt u de volgende gegevens te verstrekken:
- Uw gebruikelijke identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum, …)
- Gevoelige (medische) gegevens, in het bijzonder met betrekking tot uw gehoorvermogen

Om uw gevoelige gegevens te verwerken vragen wij Uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken, zonder dat deze uiteraard de wettelijkheid van de verwerking voor het intrekken kan in het gedrang brengen. Intrekken van toestemming kan gebeuren via het hoorcentrum.
 

4. Met wie delen wij uw gegevens?
 

Om de doeleinden beschreven in hoofdstuk 2 (Doeleinden van de verwerking) te kunnen uitvoeren, kunnen uw persoonsgegevens als volgt worden doorgegeven:

4.1. BIJ HET OOR

Uw gegevens kunnen worden verwerkt door onze werknemers of mensen met wie wij een contract hebben:
- die een specifieke rol gekregen hebben van Data Beheerder;
- die gepaste instructies gekregen hebben;
- die gebonden zijn door een vertrouwelijkheidsverplichting.

Uw gegevens zullen alleen toegankelijk zijn voor mensen die ze nodig hebben om hun taak te kunnen uitvoeren. Dergelijke personen zijn correct getraind om verlies, vernietiging, ongeoorloofde toegang of ongeoorloofde verwerking te vermijden.

4.2. DERDEN

Bovendien kunnen de gegevens gebruikt worden door derde partijen om bijkomende activiteiten uit te voeren. Zoals:

- Commerciële tussenpersonen: die onze producten en diensten ten behoeve van ons aanbieden
- Externe consultants: voor legale bijstand en oplossen van geschillen
- Dienstenbedrijven (ook IT): inningskantoren, bedrijven voor facturatiebeheer en archivering (ook optisch), bedrijven die beheersdiensten voor IT systemen aanbieden, bedrijven voor gegevensinput, cloud solution providers, etc.
- Publieke instellingen of controle-instanties die informatie ontvangen van Het OOR, en meer in het algemeen publieke of privépersonen in hun rol van overheidsdienst of vertegenwoordiger ervan
- Bedrijven die tot de Het OOR groep behoren voor administratie, boekhouding en archivering.

Bovenvermelde instanties handelen als verwerkers onder supervisie en instructie van Het OOR of zelfstandig voor eigen doeleinden als verwerkingsverantwoordelijke.
 

5. Verspreiding van uw gegevens

Uw persoonsgegevens zullen niet publiek worden gemaakt, noch gedeeld met onbekende partijen.

 

6. Profilering

 

Het OOR zal nooit op een volledig geautomatiseerde manier beslissingen nemen die rechtsgevolgen hebben of die u anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wij verwerken de gegevens die u ons bezorgt of die wij via het uitlezen van uw hoorapparaat bekomen door tussenkomst van gekwalificeerd personeel. Dit doen wij met een dubbel doel:

1. Om uw hoorapparaat zo goed mogelijk af te stemmen op uw levensstijl en op uw gewoontes, en ook op omgevingsgeluiden; rekening houdend met alle factoren die de goede werking van uw hoorapparaat kunnen beïnvloeden (noodzakelijk doeleinde). Voorbeelden zijn:
- Data betreffende uw gebruik van het toestel (aantal uur per dag) zullen uw audioloog in staat stellen u beter te adviseren en dus uw gehoorervaring te verbeteren;
- Als uit de analyse blijkt dat u de hoorapparaten vaak gebruikt in lawaaierige omgeving, kan onze audioloog de filterfunctie aanpassen, zodat u individuele personen beter verstaat;

2. Om uw voorkeuren in kaart te brengen zodat wij u aangepaste oplossingen kunnen aanbevelen (optioneel doeleinde). Als voorbeeld:
Als de verzamelde gegevens bijvoorbeeld aantonen dat u tijdens het tv-kijken gewoonlijk het volume van het hoortoestel verhoogt, kan uw audioloog u aanraden een apparaat aan te schaffen dat het audiosignaal rechtstreeks met het hoortoestel verbindt, zodat u beter kunt luisteren naar TV.

 

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig om onze activiteiten te kunnen uitvoeren vóór, tijdens of na uw aankoop.

- Noodzakelijke doeleinden: in overeenstemming met de duurtijd van het contract dat wij hebben met U, waaraan we onze wettelijke termijn kunnen toevoegen om aan onze verplichtingen te voldoen, bv. ten aanzien van erfgenamen, en om volledige traceerbaarheid betreffende medische toestellen te kunnen waarborgen.
- Optionele doeleinden: persoonsgegevens die wij verwerken voor commerciële communicatie en profilering zullen niet langer dan 15 jaar na uw laatste toestemming of na uw laatste aankoop/test-gebruik worden bewaard.

8. Uw rechten

 

Met betrekking tot de verwerking heeft U een aantal rechten ten overstaan van Het OOR:

1. Toegang: U kan vragen of gegevens over u worden verwerkt of niet, net zoals u kan vragen naar verduidelijking van onderhavige tekst.
2. Verbetering: U kan vragen de gegevens die u ons verstrekte te verbeteren of aan te vullen indien deze niet correct zijn.
3. Schrapping: U kan vragen uw gegevens te schrappen, in een aantal gevallen:
- indien deze niet langer nodig zijn voor het doel van de verwerking;
- ingeval U Uw toestemming intrekt;
- wanneer U zich verzet tegen de verwerking
- ingeval van onrechtmatige verwerking;
- wanneer er een wettelijke verplichting tot schrapping is.

4. Beperking  van de verwerking: U kan vragen dat uw gegevens alleen nog bewaard worden, zonder enige andere verwerking, voor de tijd noodzakelijk om ze te verbeteren, of ingeval van onrechtmatige verwerking waarvoor u zich verzet tegen schrapping van gegevens, of indien U Uw rechten wilt laten gelden en de data die wij hebben dit doel kunnen dienen, of tenslotte indien u zich verzette tegen de verwerking en het onderzoek naar de aanwezigheid van onze gerechtvaardigde belangen nog aan de gang is.
5. Bezwaar: U kan op elk moment bezwaar uiten tegen de verwerking van uw gegevens, tenzij er legitieme redenen zijn om de verwerking toch verder te zetten, die voorrang hebben op uw bezwaar, bv. de uitoefening van een recht of onze verdediging in een rechtszaak.
6. Overdraagbaarheid: U kunt vragen de gegevens die U ons verschafte te ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat. Deze gegevens kunnen ook naar een andere verwerkingsverantwoordelijke gestuurd worden op uw verzoek.

Ingeval Het OOR in gebreke blijft of bovenstaande vragen slechts gedeeltelijk uitvoert, heeft U het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt Uw rechten ten overstaan van Het OOR op ieder moment uitoefenen zonder enige formaliteiten, ook via een geautoriseerde derde partij met een specifieke volmacht, en dit per eenvoudige e-mail aan het.oor@outlook.com of per aangetekend schrijven aan Het OOR, mits bewijs van uw identiteit door het bezorgen van een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart.